Finanzplanung & Controlling für die öffentliche Verwaltung
Projektfinanzen im Griff – ganz ohne Installation.
PubFin ist das Finanz- und Controlling-Werkzeug für Projekte im öffentlichen Sektor: Mehrjahresplanung, Mittelbindung und Soll-Ist-Vergleich in einer einzigen Datei. Es genügt ein Browser – keine Installation, keine Administratorrechte, keine Cloud.
- Läuft im Browser
- Vollständig offline
- Keine Cloud, keine Datenübertragung
Ausgangslage & Lösung
Schluss mit Excel-Chaos in der Projektsteuerung
Im öffentlichen Sektor werden Projektfinanzen bislang meist in einzelnen Tabellen geführt. PubFin ersetzt diesen Flickenteppich durch ein strukturiertes, dateibasiertes Werkzeug – ohne den Aufwand einer Server-Lösung.
Die heutige Situation
- Projektfinanzen leben in verstreuten Excel-Dateien – mit Versionschaos und Übertragungsfehlern.
- Keine saubere Mehrjahreslogik und kein belastbarer Plan-Ist-Vergleich.
- Mittelbindung (Obligo) und kameralistische Sicht fehlen.
- Server-Software scheitert oft an IT-Freigaben, Datenschutz und Budget.
Mit PubFin
- Ein Werkzeug, das ohne Server und ohne Installation auf jedem Arbeitsplatz läuft.
- Mehrjahresplanung mit Budgets, Mittelbindung und Ist-Erfassung in einem konsistenten Datenmodell.
- Budget, Plan, Obligo und Ist sind jederzeit gegenübergestellt – pro Jahr und gesamt.
- Projekte werden als einzelne Dateien (XML/JSON) übergeben – wie eine Excel-Datei, nur strukturiert.
Der entscheidende Vorteil
Sofort einsatzbereit – es genügt ein Browser
Im öffentlichen Sektor sind Arbeitsplätze häufig streng reguliert: gesperrte Rechner, keine Möglichkeit, Software zu installieren, lange IT-Freigabeprozesse. PubFin ist genau für diese Realität gebaut.
Keine Installation · keine Admin-Rechte · keine Cloud · keine Freigabe nötig
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Keine Installation, keine Admin-Rechte
PubFin ist eine einzige HTML-Datei. Doppelklick im Browser genügt – kein Setup, kein Installer, keine Administratorrechte. Genau richtig für gesperrte Behördenarbeitsplätze, an denen Mitarbeitende keine Software installieren dürfen.
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Kein Server, keine Cloud
Es gibt nichts zu betreiben und nichts freizuschalten: keine Serverbeschaffung, kein Cloud-Dienst, kein Lizenzserver. Die Anwendung läuft vollständig lokal im Browser – auch in abgeschotteten Netzen ganz ohne Internetzugang.
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Keine IT-Freigabeprozesse
Eine einzelne, lesbare Datei lässt sich von der IT-Sicherheit prüfen und wie ein Dokument weitergeben. Eine strikte Content-Security-Policy unterbindet jede externe Verbindung – nachweisbar im Netzwerk-Tab des Browsers.
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Sofort einsatzbereit
Datei kopieren, öffnen, loslegen. Keine Wartezeit auf Beschaffung oder Freigabe – PubFin ist in Sekunden startklar und funktioniert auf jedem aktuellen Chrome- oder Edge-Arbeitsplatz.
Beschaffung
Einfach zu beschaffen
Nicht nur technisch, auch organisatorisch ist die Hürde niedrig: PubFin lässt sich für ein einzelnes Projekt oder Referat üblicherweise direkt beschaffen – ohne aufwändiges Vergabeverfahren.
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Geringer Auftragswert
Durch den niedrigen Lizenzpreis je Arbeitsplatz bleibt der Gesamtwert klein. Für eine typische Projektgröße – etwa eine Handvoll Nutzer – bewegt er sich damit in vielen Fällen in einem Rahmen, der als Direktauftrag im Unterschwellenbereich beschafft werden kann.
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Häufig ohne förmliches Verfahren
In der Regel ist so eine Entscheidung auf Projekt- oder Referatsebene möglich – ohne aufwändiges, förmliches Vergabeverfahren und ohne Ausschreibung. Das verkürzt den Weg von der Auswahl bis zum Vertrag erheblich.
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Eher Tage als Monate
Zusammen mit „läuft im Browser, ohne Installation“ entfällt der übliche Aufwand: keine IT-Freigabe, kein Rollout, kein langes Beschaffungsverfahren. Von der Entscheidung bis zum produktiven Einsatz sind es so meist Tage statt Monate.
Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung. Ob und in welchem Verfahren beschafft wird, entscheidet die zuständige Vergabestelle im Einzelfall; maßgeblich sind die jeweils geltenden Wertgrenzen und internen Regelungen der Behörde (Wertgrenzen können sich ändern).
Funktionsumfang
Alles für die Projektsteuerung – in einer Datei
Von der Mehrjahresplanung über Mittelbindung und Rechnungserfassung bis zum Controlling und Excel-Export. Jede Funktion ist auf den Arbeitsalltag in Haushalt und Controlling zugeschnitten.
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Mehrjahresplanung
Kostenplanung über mehrere Jahre als editierbare Matrix: Jahr → Kostenstelle → Position. Kostenstellen und Kostenarten sind frei definierbar – kein starrer Kontenrahmen.
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Budgets & Auslastung
Mehrere Budgets je Projekt – als Gesamttopf oder in Jahresscheiben. Die Auslastung (Budget − Obligo − Ist = Verfügbar) wird live berechnet.
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Verträge & Mittelbindung
Verträge binden Mittel pro Jahr (Obligo). Gegen einen Vertrag verbuchte Rechnungen reduzieren das Restobligo des jeweiligen Jahres automatisch.
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Rechnungen & Ist-Erfassung
Rechnungen mit Netto, MwSt und Brutto, Status und Positionen. Verknüpfung mit geplanter Position, Vertrag und Budget – auch ungeplante Rechnungen werden ausgewiesen.
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E-Rechnung importieren
XRechnung-Dateien lassen sich direkt einlesen; Positionen werden übernommen, Zuordnungen und Jahr können danach geprüft werden.
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Controlling & Soll-Ist
Dashboard mit Budget, Plan, Obligo, Ist, Verfügbar und Abweichung – pro Jahr und gesamt. Plan-Ist-Matrix und grafische Auswertung je Position.
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Frühwarnungen (Ampel)
Konfigurierbare Schwellenwerte je Projekt: Warnung und kritischer Status anhand der Budgetauslastung, übersichtlich auf dem Dashboard.
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Kaufmännisch ↔ kameralistisch
Umschaltbare Sicht zwischen kaufmännischer und kameralistischer Darstellung sowie zwischen Netto und Brutto – ohne die zugrunde liegenden Daten zu verändern.
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Excel-Export
Auswertung als .xlsx mit deutschen Spaltenüberschriften: Plan-Ist je Position, je Budget und gesamt – vollständig im Browser erzeugt, ohne externen Dienst.
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Verlustfreier XML/JSON-Austausch
Projekte werden als XML oder JSON gespeichert und übergeben. Export und Import erzeugen ein identisches Datenmodell (verlustfreier Round-Trip).
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Benutzerdefinierte Felder
Eigene Felder für Positionen und Rechnungen (Text, Zahl, Betrag, Datum, Link) – im Projekt gespeichert und beim Austausch mitgeführt.
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Auftragnehmer-Liste
Eine projektweite Auftragnehmer-Liste stellt Lieferanten als Auswahl in Verträgen und Rechnungen bereit – weniger Tippfehler, einheitliche Schreibweisen.
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Änderungshistorie
Jede Speicherung wird mit Zeitpunkt, Bearbeiter und fortlaufender Revision protokolliert – ein nachvollziehbarer Prüfpfad direkt in der Projektdatei.
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Ansichtsmodus & Lizenz
Die Lizenz wird ohne Internetverbindung geprüft und schaltet die Vollversion frei. Ohne gültige Lizenz öffnet PubFin im schreibgeschützten Ansichtsmodus – ideal für Leitung und Prüfung.
Datenschutz & Datenhoheit
Ihre Daten verlassen den Arbeitsplatz nicht
PubFin ist bewusst vollständig offline und in sich abgeschlossen. Das ist kein Zusatz, sondern Grundprinzip – und im Behördenkontext der entscheidende Unterschied zu Cloud- und Serverlösungen.
- Keine CDN-Referenzen
- Keine entfernten Schriften
- Keine Telemetrie / Analytics
- connect-src 'none' (strikte CSP)
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Daten bleiben am Arbeitsplatz
Projektdaten werden als lokale Dateien gespeichert, Stammdaten im Browser des Geräts. Nichts wird übertragen – DSGVO-konform durch die Architektur.
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Keine externen Verbindungen
Keine CDNs, keine externen Schriften, kein Tracking, keine Update-Abfrage. Alle Bibliotheken sind in der Datei enthalten; eine strikte CSP unterbindet jeden externen Aufruf.
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Eine prüfbare Datei
Die Auslieferung ist genau eine HTML-Datei mit lesbarem Quelltext – gut geeignet für die IT-Sicherheitsprüfung und die Weitergabe wie ein Dokument.
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Offline-Lizenzprüfung
Die Lizenz wird sicher und vollständig ohne Internetverbindung geprüft. Kein Lizenzserver, keine Aktivierung im Netz – der Lizenznehmer wird jederzeit transparent angezeigt.
Zielgruppe & Anwendungsfälle
Gebaut für den Arbeitsalltag der öffentlichen Verwaltung
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Behörden & Kommunen
Projektverantwortliche sowie Haushalts- und Controlling-Sachbearbeitung in Behörden, Kommunen und nachgeordneten Einrichtungen.
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Projekt- & Amtsleitung
Leitungsebenen, die Plan-Ist-Berichte lesen und freigeben – im schreibgeschützten Ansichtsmodus, ohne Bearbeitungslizenz.
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Gesperrte Arbeitsplätze
Verwaltete Windows-Arbeitsplätze ohne Admin-Rechte, mit restriktivem Netz und Chrome oder Edge als Standardbrowser.
Typische Anwendungsfälle
- Mehrjährige Investitions- und Projektbudgets planen und überwachen
- Mittelbindung (Obligo) führen und gegen Rechnungen abbauen
- Soll-Ist-Vergleich für Berichte an die Leitung erstellen
- Projektdatei sequenziell übergeben – „wie eine Excel-Datei“
- Auswertung als Excel für Akte und Gremien exportieren
- Drittmittel, Eigenanteil und Haushaltstitel getrennt abbilden
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PubFin kennenlernen
Sehen Sie PubFin an Ihrem eigenen Anwendungsfall: Mehrjahresplanung, Mittelbindung und Soll-Ist – vollständig im Browser, ohne Installation. Fordern Sie eine Demo an oder stellen Sie Ihre Fragen.
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- 3 Planen, erfassen, auswerten – sofort